旅費の精算
招聘者の皆さま方に、ELSIでは東京工業大学の旅費規則に基づき、 以下の2つのカテゴリーに関して旅費のサポートを行っています。
- 1）航空運賃
- 2）手当：旅行雑費に含まれる諸々の経費
1）の航空運賃には、燃油料、空港税を含みます。ELSIがサポートする航空機の搭乗クラスは、エコノミークラスかそれに相当するクラスとなります。 それ以外の渡航に関連する費用は、 2）の手当にてその他の旅行経費のサポートを行っています。 この手当には、交通費、宿泊費、食事代など、旅行雑費に含まれる諸々の経費を含みます。
ELSIの招聘者の方々の中で、他の機関・組織などによって航空運賃が負担される場合（ELSIが航空運賃をサポートしない招聘者の場合）でも、ELSIでの訪問期間中の手当をお支払いする場合がありますので、滞在期間を確定させるために行程表及び往路の搭乗半券のコピーを提出してください。 （滞在終了後速やかに銀行振込のための情報を提出してください。）
また、このような場合（ELSIへの訪問に加えて、他機関への訪問の予定がある場合）、航空運賃の負担分担について相談をさせていただく場合がございますので、ELSI事務室まで事前にお知らせください。
もし途中で滞在予定の変更などが生じた場合（例、他機関への訪問、プライベートでの旅行）についても、その情報をELSI事務室までお知らせください。
航空運賃及び手当の払戻しについて
航空運賃及び手当の払戻しは、原則として、外国送金（渡航者本人の海外の銀行口座への送金）で行います。
日本に到着する少なくとも３週間前には、以下の書類を提出してください。（例として旅行代理店の行程表、領収書、e-チケットのコピー等となります。）
- 1）旅行代理店の行程表
- 2）航空機の購入額（航空賃、燃油料、空港税等）
- 3）搭乗クラスが分かる書類
日本に到着後、往路の搭乗半券（原本）もしくは本人が予約された飛行機に搭乗したことを証明できるものをELSI事務室にお持ちください。大学での払戻し手続きに必要な書類となります。
帰国後、速やかに次の書類をe-mailもしくはFaxでお送りください。
- 1）復路の搭乗半券（PDF、画像、FAX等で可）
もしくは本人が予約された飛行機に搭乗したことを証明できるもの - 2）航空券の購入額が確認できる書類
（航空券の購入を証明する書類の例としては、領収書（原本）） - 3）クレジットカードの利用明細（コピー可）、
e-チケットでカード決済が確認できるもの等）
外国送金（精算払のみ）
外国送金のためには「外国送金支出依頼書（旅費用）」を作成する必要があります。事前にメールかfaxで下記のリストにある銀行の情報を送ってください。払戻しの手続きを進めるには、特別な理由がない限り、全ての情報が必要となります。全ての情報が揃い次第手続きを開始いたします。手続きには約３週間程度を必要とします。
【海外の銀行口座】
- 1）受取りを希望する通貨（円/外貨 外貨の場合は通貨を指定）
- 2）受取人口座番号 （BENEFICIARY'S A/C NO.）
- 3）受取人名 （NAME）
- 4）受取人住所 （ADDRESS）
- 5）受取人の国名 （COUNTRY）
- 6）受取人取引銀行 （BANK NAME）
- 7）取引銀行支店名 （BRANCH NAME）
- 8）取引銀行の住所、州名 （ADDRESS STATE）
- 9）取引銀行の国名 （COUNTRY）
- 10）スイフトコード （SWIFT CODE）
旅費に関する払戻しについてのお問い合わせは、ELSI事務室にご相談ください。
航空券の手配
ELSIで手配、予約、支払いをすることもできます。出張者が航空券代金を立て替える必要はありません。領収書等の提出は搭乗便に変更がなければ必要ありません。
詳しくはELSI事務担当者におたずねください。